Kostengünstige Schulungsalternativen zum Hotel
Wenn die Budgets für Schulungen und Seminare knapper werden
Hotels sind oft die erste Anlaufstelle, wenn Firmen einen Veranstaltungsraum benötigen. Doch das es oft kostengünstigere Alternativen in Form von Schulungs- und Weiterbildungszentren gibt, berichtet Yvonne Schubert (28), Conference Manager bei der Sirius Facilities GmbH, im Gespräch mit LOCATIONGUIDE 24.
Conference Managerin Yvonne Schubert im Interview
LOCATIONGUIDE 24: Frau Schubert, was zeichnet Ihrer Meinung nach Seminar- und Weiterbildungszentren aus? Was sind die Vorteile gegenüber einem Hotel?
Yvonne Schubert: Aufgrund meiner jahrelangen Erfahrung im Hotelbereich kristallisieren sich für Schulungsanbieter eindeutige Vorteile für die Wahl eines Seminar- und Weiterbildungszentrums heraus. Allgemein gesprochen lässt sich sagen, dass Hotels unflexibler bei der Veranstaltungsdauer sind und somit vorrangig Veranstaltungen buchen, die mindestens eintägig sind. In Seminarzentren gibt es viel flexiblere Buchungszeiträume, so können oftmals die Räume stundenweise oder halbtagsweise angemietet werden. Des Weiteren können die Räume unabhängig von Cateringleistungen genutzt werden. Es ist nicht obligatorisch, ein Business Lunch oder Nachmittagssnacks zu buchen. Gerade Schulungsunternehmen kommen deshalb gerne auf unser Angebot zurück.
LG 24: Sind die Vorurteile berechtigt, dass Hotels ein größeres Servicespektrum offerieren?
Yvonne Schubert: Natürlich haben Hotels einen größeren Pool an Servicemitarbeitern, allein schon wegen der Hotelzimmer, jedoch wählen auch die Schulungszentren gut ausgebildete Fachkräfte, die Kundenwünsche optimal umsetzen wollen und passen die Anzahl der Mitarbeiter an die Größe des Zentrums an. Es gibt in Deutschland verschiedene Arten von Veranstaltungszentren und damit verbunden selbstverständlich auch unterschiedlich große Service-Teams vor Ort. Bei uns gibt es beispielsweise an jeden Standort in Deutschland einen Mitarbeiter, der sich nur um die Belange der Veranstaltungsteilnehmer kümmert und auch bei Krankheiten gut vertreten wird - ein ähnliches Schema also wie in der Hotellerie.
LG 24: Gerade Hotels können individuell auf die Cateringwünsche der Teilnehmer eingehen. Wie wird das in Seminar- und Weiterbildungszetren gehandhabt?
Yvonne Schubert: Viele Schulungs- und Weiterbildungszentren bieten Tagungspauschalen ab einer gewissen Mindestteilnehmerzahl an, welches sich vom Kostenaspekt durchaus lohnen kann. Es gibt auch Veranstaltungszentren, die Caterings individuell auf Teilnehmer anpassen. Wir können beispielsweise auf viele verschiedene regionale und deutschlandweit tätige Caterer zurückgreifen, mit denen wir in den letzten Jahren sehr gute Erfahrungen gesammelt haben, so sind auch einzelne Menüs wie vegetarische oder Diät-Kost problemlos realisierbar. Heutzutage wird in den Veranstaltungszentren oftmals der Veranstalter vor die Wahl gestellt, die Getränke nach Verbrauch abrechnen zu lassen oder aber in einer Getränkepauschale zusammenzufassen. Generell gilt in einem guten Veranstaltungszentrum: Was der Kunde wünscht, wird umgesetzt.
LG 24: Wie genau lassen sich die Kosten einer Schulung oder eines Seminars kalkulieren?
Yvonne Schubert: Neben den Getränkepauschalen haben Veranstalter von Seminaren oder Schulungen fast immer die Möglichkeit eine Tagungspauschale in Anspruch zu nehmen. Diese beinhaltet für gewöhnlich die Raummiete, eine technische Grundausstattung sowie Snacks und Getränke. Meistens können die Pauschalen auch verschiedene Leistungen beinhalten, sodass für jedes Budget der optimale Kostenplan erstellt werden kann. Bei unseren langjährigen Kunden können wir bei feststehender Teilnehmerzahl beispielsweise schon bei der Anfrage die genauen Kosten übermitteln, da es selten Abweichungen in den Ausstattungs- und Cateringwünschen gibt.
LG 24: Seminare und Schulungen benötigen fast immer Veranstaltungstechnik. Können Schulungszentren dort mit Hotels mithalten?
Yvonne Schubert: Hier verhält es sich ähnlich wie beim Catering. Die Weiterbildungszentren haben eine Grundausstattung, welche selbstverständlich von Anbieter zu Anbieter variiert. Daher empfehle ich auch immer, dass Veranstalter vor der Buchungsanfrage überlegen, was ein Must-Have für die Veranstaltung ist. In unseren Zentren gehören Schreibutensilien, Whiteboard und Flipchart zur kostenfreien Standardausstattung. Bei anderen Veranstaltungszentren könnten dahingegen ein Moderatorenkoffer und ein Overhead-Projektor als Standard definiert sein. Generell gilt, dass jedes Weiterbildungszentrum über mindestens einen professionellen Techniklieferanten verfügt, welcher die gewünschte Technik für die Dauer des Seminars zur Verfügung stellt.
LG 24: Aus welchen Bereichen stammen die Kunden, welche vornehmlich in Seminar- und Weiterbildungszentren einen Raum buchen?
Yvonne Schubert: In unseren Zentren konnten wir schon die vielfältigsten Firmen begrüßen: Vertreter der Automobilindustrie und Luftsicherheit ebenso wie aus der Gesundheitsbranche. Die Räume werden gerade durch das Management für Kick-offs, Mitarbeiterschulungen oder Bewerbungsgespräche genutzt. Die Flexibilität der auf Schulungen und Weiterbildungen ausgerichteten Veranstaltungszentren bieten somit kleinen bis internationalen Unternehmen Vorteile.
LG 24: Wir würden Sie gerne zum Schluss fragen, wie sehen Sie den Trend, dass Unternehmen für Schulungen und Seminare öfter zur Alternative Seminar- und Weiterbildungszentren greifen?
Yvonne Schubert: Wir sehen tagtäglich, dass Veranstalter zunehmend mit einem engeren Budget arbeiten müssen, um am deutschen Markt wettbewerbsfähig zu bleiben und Gewinne verbuchen zu können. Im Umkehrschluss sind auch die Firmen dazu angehalten genau auf Ihre Kosten zu achten, um regelmäßige Weiterbildungen für Ihre Mitarbeiter zu gewährleisten. Aus diesem Grund werden auch zukünftig Schulungs- und Weiterbildungszentren interessant, da sie ein faires Preis-Leistungsangebot unterbreiten und es Veranstaltern erlauben flexibel und kurzfristig zu buchen.
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Yvonne Schubert
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Vor über 10 Jahren hat Yvonne Schubert, die heutige Abteilungsleiterin für die deutschlandweiten Seminar- und Schulungszentren der Sirius Facilities GmbH, eine Ausbildung zur Hotelfachfrau begonnen. Sie wählte gerade diesen Beruf aus, da der Mix an administrativen und operativen Tätigkeiten, viel Kundenkontakt und die tägliche Umsetzung des Servicegedankens immer wieder Herausforderungen darstellen. Nach 5 Jahren wechselte Yvonne Schubert zur Sirius Facilities GmbH wo Sie zunächst ausschließlich den Gastronomiebereich betreute. Nachdem das Flächenangebot der Sirius Facilities GmbH zunahm und auch Veranstaltungsräume für Schulungen und Seminare mit aufgenommen wurden, vertraute man Yvonne Schubert auch diesen Bereich aufgrund der vorangegangenen Leistungen an. Seit nun mehr als 2 ½ Jahren ist sie aufgrund Ihres Werdegangs und Ihrer Expertise auf diesem Gebiet in der Position der Abteilungsleitung. Es ist für diese Position unabdingbar, alle Abläufe vom Eingang der Anfrage bis zum Abbau nach dem Seminar bis in das letzte Detail zu kennen, um den Mitarbeitern vor Ort die relevanten Buchungsinformationen zukommen zu lassen. "Natürlich wollen wir durch die Vermietung unserer Seminar- und Schulungsräume Gewinne erzielen, aber es steht immer die Zufriedenheit des Kunden im Vordergrund." Yvonne Schubert hat nach all den Jahren genug Erfahrung gesammelt, um interne Abläufe effizient zu regeln und in Zusammenarbeit mit dem breiten Netzwerk an lokalen Technik- und Cateringfirmen den verschiedenen Ansprüchen der Kunden im Sinne eines fairen Preis-/Leistungsverhältnisses, gerecht zu werden.
